关键词：档案管理、电子文档、文档一体化

        档案是人类知识与智慧的结晶，是人们各项工作与研究的第一手珍贵资料，具有查考使用价值。《中华人民共和国档案法》对档案是这样界定的：“过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”因此，对各级政务机关而言，现行的公文及其处理是日后国家档案的主要来源；同时，档案也是立卷文书的必然归宿。

        随着计算机的广泛应用与推广、信息技术的发展和电子文档法律地位的逐步确立，以及为满足向国际化接轨的需求，无纸化办公已成为一大趋势。电子文档正在逐步替代办公桌上堆积如山的纸质文档。因此，及时、准确、科学、妥善保管好这些电子文档，确保其不被丢失、遗忘成为了我们每个档案工作者和计算机工作者不可推卸的工作职责。电子文档是国家、行政、企、事业单位以及个人在从事和处理各类社会活动中直接产生的信息记录。而文档分离最大的弊端是容易造成具有重要价值的文件流失，档案部门由此馆藏质量有所降低，进而导致不能很好的发挥参考服务作用，导致档案部门信息服务功能降低。因此，解决电子文档的整理、归档、维护保管、科学应用亦势在必行。

        随着我国高新技术的发展，文档的计算机管理提上了议事日程。文件档案的计算机管理克服了以往工作环节、工作程序的重复雷同将文件和档案作为统一的系统工程加强了档案管理部门对文件管理的超前控制，并保证了档案的质量从而充分发挥了档案的作用。而文档一体化就是将目前档案工作现实中各机关相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理。

        由此可以看出，文档一体化要得以顺利推行，各单位就必须在形成电子文档的同时做好文档的归档、管理。

        一、电子文档管理的优势与困难

        （一）优势。电子文档相比传统的纸质文档，突出的优势有五：一是简化了管理。如传统手段中的专业化人工分类、整理以及保管中的八防工作（防火、防盗、防潮、防虫、防尘、防光、防鼠）；二是提高了效率。如通过计算机网络化管理，可依据不同授权实现便捷查寻、检索调阅、分析利用、打印复制，从而更好地服务于公众、服务于机关、服务于社会；三是大大地节约了存储空间与场地；四是改善了档案管理人员的工作环境；五是现代化产品与技术的发展速度可不断满足文、档处理手段升级的新需求。

        （二）困难。目前各机关产生的大量文档，其前期的数据化处理过程，由于种种主客观原因还处于无标、无序状态，也就是说档案部门面临着如何规范管理电子文档的困境。

        二、电子文档的保存问题及解决问题

        目前的文件从办理、办结、归档、移交入局（档案局、馆）要经历诸多环节和一定的时间段。环节多，其中是说从文到档的运行环节多，另外还有一层意思是说，产生文件的部门多；二是移交期限长，我国对政务机关的档案在本部门的法定保管期是因所在机关的级别而定，如省级机关的文档要等长达十五年后才向省档案局（馆）移交。

        这一多一长，问题就凸显出来了。一是现在市场上提供的和各单位、各部门使用的，处理文档数字化的硬、软工具门类多、品种杂，加之采用何种手段国家目前在公文处理办法中未作硬性规定，至使产生的电子文件数据格式、版式混乱。而档案部门要想真正实现计算机管理，就必须将接收的电子化文档置于一个适用于移交、保管、分类、存储、调阅、打印的统一标准之下。试想如此庞大繁杂的数字文档，向某一个特定标准格式、版式的转换谈何容易；二是十五年以上的移交期变数太大，带来的技术难题更多.因为电子技术、通讯技术和硬、软技术的发展可以说是日新月异，十五年不知要出现并淘汰多少代产品，档案部门面对来自不同历史时期未作标准化处理的电子文档，就必须要置备历代用于文字处理的硬、软设备以及相应的后备资源，同时档案部门的工作人员也必须要学会和掌握这不同历史时期的硬软设施的操作技能。

        因此，文档一体化的推行大大缩短了文件的周期。同时可以通过目前政府大力推行无纸化办公的同时实现文档一体化。使到各单位档案人员可以在电子公文流转和电子文件归档一并进行，简化了操作程序、减少运行环节。

        三、如何管理好电子文档以推行文档一体化

        当前的国际互联网就是一个很好的例子，它凭借的不是硬件、软件的高度统一，而是依托于统一的网络协议和标准。而我们的电子文档一体化问题，可借鉴其思路，从行政管理和技术这两个方面入手得以破解。

        （一）行政立法。档案管理部门应联手制定电子文件一体化业务流程技术的规则，以保证归档电子公文向文档一体化系统的移交，实现档案目录，文件原文和电子文档的计算机网络化管理。具体讲就是针对电子文档一体化业务流程，分别对文件、档案、文档交换三个方面建立文档安全与管理机关的体系。需要强调和说明的是，标准化建设必须要简单易行、方便操作，否则为达标而给档案工作人员增加过多的工作量，实际运作中就很难推动了，因为档案部门对各级机关部门的制约力度是有限的。

        （二）自动转换。即通过软件技术实现不同标准电子文件格式的自动生成功能。最科学最便捷的办法是，充分利用现有国际、国内公认的成熟的软件，以国际标准或国内标准为基准，一切向其看齐，通过产品化的软件化繁为简，将不同处理手段形成的数据、版式，通过软件自动转化到这个标准上来。

        （三）文档一体化工作要求档案人员必须加强自身学习，全面提高理论水平，熟悉电脑操作。

        档案人员通常只是熟悉档案业务，对于电脑操作并不熟悉。而文档一体化就要求人员必须熟知电脑基本操作、相应软件运动等知识。因此，在进行文档一体化操作中档案人员会感到知识缺乏，导致困难，工作效率不高，可以说，文档一体化对档案人员提出了更高要求。具体来说，就是档案人员必须加强学习，全面提高理论水平，熟悉电脑，了解相应软件的有关知识。对于档案人员来说，仅有单一的档案专业知识已经远远不够，社会发展要求档案工作者必须是知识全面的复合型人才，只有这样，才能使档案工作真正融入到社会的建设和发展中去，档案工作才能真正体现其价值所在。