钟素兰

        人们在利用档案的同时还要利用资料，这是当今档案利用工作中一个重要特点。因此，档案馆不仅要有丰富的馆藏档案，而且还要有丰富的馆藏资料。过去由于历史的原因，一些珍贵的历史资料残缺不全，虽经各级档案馆努力收集，但收效甚微，原因就在于这些珍贵的历史资料在社会上已所存无几，有的甚至已损毁。历史的经验告诉我们，现行资料的收集工作不容忽视。要做好现行资料的收集工作，首先必须明确资料的收集范围。档案馆收集资料的基本原则是：“接收和收集与本馆馆藏档案有关的各种资料。”档案馆应收集保存与本馆立档单位有关的各种资料。如与立挡单位有关的各种现行文件汇编，党史资料汇集，定期不定期的综合性、指导性的内部刊物及其他有关的史实和考证材料、回忆录、大事记等。这些资料对于一个机关、单位和个人在其职能活动中形成的档案来说，是相辅相成、互为补充的，如果没有必要的资料，仅仅靠档案自然显得不足。

        其次，对现行资料的收集应采取随编发随收集的办法，这样既可保证资料的齐全完整，也有利于资料的分类整理。现行资料在其形成过程中具有连续性和变化多的特点。比如，在我馆收集的期刊中，有的更换刊名，有的变更编辑机构等。但其出版宗旨和任务末变，性质末变，仍属于同一刊物。所以，我们在整理时，要遵循其内在的必然联系，进行科学正确的分类，以保证资料的系统性和完整性。否则，如果搞不清资料的来龙去脉，必然会在分类整理中出现人为分割现象，破坏资料的连续性，也给日后的查找利用带来诸多麻烦。而现行资料采取随编发、随收集、随整理的办法，则可避免这种情况的发生。

        第三，要做好现行资料的收集工作，保证资料的齐全完整，还必须要有专门的制度和专职人员。关于档案馆收集现行资料问题，有关部门需要制定一个切实可行的法规性条文，并由上级领导部门正式行文批转各地各部执行。要象档案定期移交制度一样，现行机关的资料随编发、随收集也要形成一种制度。同时，各级档案馆还应配备一定数量的专职人员来负责这项工作，并要保持人员的相对稳定。

        第四，资料工作人员要走出去，主动收集。必须改变过去那种坐等接收的办法，采取积极态度，主动与各有关部门加强联系，深入了解捕捉各种资料编辑出版信息，在本馆保存范围内广为选择收集，以确保资料的齐全完整。

        第五，要做好现行资料的收集工作，还要注意经常不断地做好宣传工作。资料的收集，尤其是现行资料的收集，至今在宣传方面是一个弱点。有关方面对现行资料收集工作不重视，这与宣传太少不无关系，甚至在我们档案部门也没有引起足够的重视。所以要做好现行资料的收集工作，必须加强对这方面的宣传，以引起各有关方面的重视和支持。

        档案馆的馆藏资料，不仅要数量充足，而且要质量优化。充足的资料数量是提高馆藏质量的前提，但如果没有质量优化的馆藏资料，无论数量多么巨大，也谈不上馆藏资料的丰富。我们既不能片面追求“多而全”，也不能一味只求“少而精”，而是要在重视资料质量的基础上去求数量。

                               本文摘自  上海师范大学档案馆  《中国档案报》文摘