在市委、市政府领导同志的关怀、重视下，合肥市综合档案馆即将建成并投入使用。为了充分发挥档案馆永久保管档案基地、爱国主义教育基地、档案信息开发利用中心的职能，促进合肥市档案事业的发展，推动档案工作规范化、标准化、现代化，更好地为建设小康社会服务，特制订建设数字档案馆规划。

        一、指导思想

        建设数字档案馆要以邓小平理论、“三个代表”和科学的发展观为指导，根据国家档案局、中央档案馆关于《全国档案信息化建设实施纲要》、安徽省档案局《安徽省档案事业信息化建设规划》的要求和市委、市政府领导的指示，抓住合肥市政务新区建设和市委市政府决定建设合肥市新档案馆这一契机，把建设数字档案馆纳入市信息化建设总体格局，结合合肥市经济基础和档案馆实际情况，到2010年全面建成合肥市数字档案馆。

        二、原则与目标

        我市的数字档案馆建设必须遵循“科学规划、分步实施、安全保密、切实可行”的原则，并根据实际工作需要，确定中、长期目标，即在加强档案数字化基础设施建设的同时，逐步实现档案局（馆）办公自动化、馆藏档案数字化、电子文件归档和电子档案管理规范化、档案信息查询网络化，分三期逐步完成“三网一库” 的建设任务（三网指内网、专网和外网的平台建设，一库指数据库的建设），最终全面建成数字档案馆。

        三、档案数字化管理现状和需求分析：

        目前我局的局域网建设还处于初级阶段，档案管理部分只有一台服务器连接两台工作站，数据库也仅限于条目式一种（仅录入了部分档案条目），纸质档案原文和图片、音频、视频档案尚未进行数字化处理；新馆投入使用后，尚有150万卷档案急待进馆，这部分档案也必须进行数字化处理；局（馆）办公自动化部分尚未建立，电子文件归档尚未开展，电子档案管理的各项规范、标准、制度还未制定。我们希望通过持续地数字档案馆建设，逐步实现数字档案馆的各项建设任务。

        数字档案馆全面建成的时间要求自2005年1月始至2010年12月，分三期实施。

        四、实施步骤

        1．数字档案馆第一期建设

        （1）实施时间：2005年1月~2006年12月。

        （2）实施重点：购置建设数字档案馆所必须的软件、硬件，搭建网络平台，实现档案局（馆）办公自动化和初步建成“三网一库”。

        （3）实施的工作目标：

        A． 进行局域网（内网）、党政网（专网）、互联网（外网）的线路布置、接口预埋；

        B． 硬件购置：购置数字档案馆的硬件设备，如计算机（含触摸屏式计算机）、激光宽带打印机、复印机、扫描仪、计算机服务器、路由器、交换机、防火墙设备、在线式UPS电源、大型存储设备、数字摄像机、传真机、大屏幕彩色电视机等（详见方案设备一览表）。

        C．软件：购置办公自动化软件，并结合档案局工作实际定制功能模块，与档案管理软件有效衔接，整合电子文件管理环境，搭建整个办公自动化和电子档案管理平台；购置数据库管理软件和备份软件，根据馆藏实际建立多种形式的数据库。

        D．制定电子档案管理的各项业务规范、标准；

        E．开展馆藏档案的产业化数字化工作，即馆藏档案条目录入与部分档案原文、图片扫描和视音频档案的数字化转换工作；

        F. 做好数字化档案信息的安全维护和存储、备份工作，购置防火墙和防病毒软件；

        G. 对现行文件中心进行设备和人员的补充，实现现行法规文件的政务网上查询利用工作。

        2．数字档案馆第二期建设

        （1）实施时间：2007年1月~2008年12月。

        （2）实施重点：加强“三网一库”建设和电子文件归档管理工作。

        （3）实施的工作目标：全面建成“三网一库”，对数字档案馆的各项工作流程进行细致分析，在总结第一阶段实施经验的基础上，继续加强薄弱环节的建设，实现电子文件规范化、标准化管理。

        A．硬件购置：档案缩微设备和必需的其他设备；

        B．软件：建立视音频档案转换系统、缩微档案转换系统等；

        C．做好党政机关和有关企事业单位档案室电子文件归档、电子档案规范管理的指导和监督工作；

        D．继续做好馆藏档案的数字化工作，完成馆藏全部档案条目录入与原文、图片等扫描工作；

        E．建立完整的档案目录数据库、档案全文数据库、照片档案（含缩微档案）数据库、多媒体档案数据库。同时开展电子数据的鉴定工作，为第三阶段档案网上查询工作做数据准备。

        3．数字档案馆第三期建设

        （1）实施时间：2009年1月~2010年12月。

        （2）实施重点：档案数字化管理软件级别提升和完善硬件设施、设备。

        （3）实施的工作目标：全面达到数字档案馆标准。

        A．硬件：根据实际工作需要，完善必备的硬件设施、设备；

        B．软件：按发展要求，对原管理软件进行必要的内容扩展、级别提升；

        C．新进馆档案条目录入与全文扫描；

        D．在互联网上开放档案网站，对各个数据库的信息进行严格地鉴定和筛选，有选择性的进行网上档案全文查询服务。

        五．质量要求与保障体系

        1．质量要求

        总的要求是：系统应具备统一性、实用性、经济性、兼容性、先进性和安全性。

        （1）系统必须涵盖档案管理全过程，满足档案管理工作多部门、多环节的业务需求；

        （2）系统必须具有一定的前瞻性，促进档案管理思维与方式的变革，利用数字化档案信息的诸多优势，在档案信息存储、检索、利用等各方面提高其工作效力和附加值；

        （3）系统必须安全保密、稳定可靠，确保档案信息存储、处理、传递的畅通。在遭遇病毒攻击、硬件损坏、软件平台故障等突发事件后，可迅速恢复数据，最大限度的减免损失；

        （4）系统必须具备一定的辅助决策功能，提高领导决策的科学性，提高档案信息利用率和快捷度，从而提高工作效力；

        （5）系统必须具备较高的自动化程度，减少管理人员工作量，增强档案管理科学性，提高档案馆工作质量；

        （6）系统必须具有良好的可操作性，管理人员经过短期培训即可掌握各模块功能，且界面清晰易懂，简单易行；

        （7）系统必须具备一定的升级换代能力，一定的硬件兼容性，能够灵活适应档案部门计算机及相关外部设备的更新升级；

        （8）系统必须具有提供完备的数据备份以及数据恢复、数据迁移、离线检索等功能。

        2．保障体系

        （1）组织保障

        市档案局成立以局长为组长，分管副局长为副组长的数字档案馆建设领导小组，成员有技术处、管理处、办公室同志参加。主要负责数字档案馆建设方案的制订、实施，各阶段工作进度、质量的监督、检查，外部、内部的协调，项目调试、运转、验收等工作。

        （2）制度保障

        根据国家档案局、中央档案馆、安徽省档案局的有关规定，结合市档案馆实际情况，制订档案数字化管理各项业务标准、电子文件归档和电子档案管理规范、档案信息网上查询办法等，使档案信息从采集、存储、传输等全过程都有章可循。

        （3）技术保障

        与档案数字化管理软件、硬件提供单位密切配合，建立有效的合作机制，使软、硬件销售服务一体化，确保系统运转可靠、安全。

        （4）人才保障

        建立档案局（馆）技术人才管理机制，积极组织人员培训，逐步形成一支自己的档案数字化人才队伍，保障档案数字化管理向更深层次发展。