为落实省委、省政府关于建设“数字安徽”的重大决策，积极配合电子政务建设，实施信息化带动战略，推动全省档案事业可持续发展，根据《“数字安徽”建设五年规划纲要（2003-2007年）》和《全国档案信息化建设实施纲要》的要求，结合全省档案工作的实际，制定本实施意见。

        一、全省档案信息化建设的基本情况

        “九五”以来，全省档案信息化建设健康发展。我省档案信息化列入了《全国档案事业发展“十五”计划》和《全国档案信息化建设实施纲要》，明确为全国“开展档案工作应用数字化、网络化技术的试点”单位。

        档案信息化列入了全省信息化发展规划，《安徽省“十五”国民经济和社会信息化三年实施意见》将档案信息化列入了重要领域信息化范畴，《安徽省信息化建设三年工作目标纲要》提出了“建设公共数字图书馆、档案馆的目标”，

        《安徽省信息化建设三年主要项目建议表》要求“由省档案局牵头，组建‘全省档案信息网’，建成省、市两级档案数据库基地，通过局域网为党政机关提供档案查阅服务，通过互联网为公众查询开放档案服务，筹建省电子文件中心”。省档案局成立了档案信息化建设领导小组，积极开展省档案馆信息化建设，并对全省档案信息化建设进行了部署和监督指导。《安徽省档案事业发展“十五”计划》提出了“信息化带动策略”，省档案局印发了《安徽省档案系统信息化建设三年实施方案》(2001～2003)，组织开展了全省档案信息化建设试点，推广了统一的档案管理软件。在各级档案部门和单位档案机构的共同努力下，全省档案信息化建设取得了一定成就。省档案局（馆）初步建成了“三网一库一站”，即建设了经济实用的单位局域网，按照物理隔离的要求，分别接入了党政专网、公众信息网；建立了馆藏档案目录数据库，数据库系统现有数据100多万条，音视频数据4000分钟；开通了安徽档案信息网，为档案政务处理、档案宣传和实现档案信息资源社会共享提供了新的阵地。多数省辖市档案馆和部分县区档案馆建设了计算机局域网、大部分市、县档案馆建立了馆藏档案目录数据库，有9个市县档案局（馆）开通了档案网站。县级以上机关、企业事业单位档案机构共保管电子档案1.6万盘，计算机拥有率、档案管理软件普及率有了较快增长，档案计算机管理取得了明显成效。

        我省档案信息化建设存在的主要问题是：一是信息化建设总体进程与发达地区相比差距较大。二是地区间发展不平衡。一些地区和部门对档案信息化建设的重要性认识不足，档案信息化建设没有纳入本地、本部门信息化发展规划和档案事业发展计划，有的对确定的任务不能落实；档案信息化建设经费投入过少；软、硬件综合利用率处于较低水平；档案信息化建设人才缺乏；网络安全综合防治缺少手段，网络抗侵害能力差。

        二、全省档案信息化建设的指导思想、原则和目标

        （一）全省档案信息化建设指导思想：以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，树立和落实科学发展观，适应“数字安徽”建设和全省档案事业发展要求，加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化，实施信息化带动策略，推动档案事业可持续发展，为“861”行动计划、为加快发展、富民强省、全面建设小康社会提供优质高效的档案信息服务。

        （二）全省档案信息化建设原则：以档案信息网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以扩大档案信息开发利用为目标，统筹规划、统一标准、分级建设、强化应用、安全保密、突出特色，保持档案信息化与全省国民经济与社会信息化发展相适应。

        （三）全省档案信息化建设目标：到2005年底，省辖市档案局（馆）和部分县区档案局（馆）建成、使用内部局域网，并接入党政网平台，积极推动档案管理现代化和办公自动化进程；依托“数字安徽”和电子政务建设，建立为各级党政机关服务的分布式档案基础数据库和省级电子文件中心；依托公众信息网，建立面向社会、服务公众的档案门户网站；机关、企业事业单位档案信息化与电子政务和办公自动化实现协调发展。

        三、全省档案信息化建设的主要任务

        （一）进一步加强档案信息化基础设施建设

        1、提高应用计算机管理档案的普及率。到2005年底，安徽省各级各类档案馆都要普遍运用计算机管理档案。到2007年底，省级机关档案部门的计算机普及率要达到100%，市级机关要达到80％，县级机关要达到50％。

        2、建设和完善计算机局域网。到2007年底，省辖市档案局（馆）全部建成内部局域网，30％的县（区）档案局（馆）建成内部局域网。有条件的专门档案馆、部门档案馆、企业事业单位档案馆也应积极建设内部局域网。

        3、接入党政网平台。各级档案部门要积极参与当地电子政务建设，档案部门的局域网要按规定要求接入市、县党政专网，并通过全省电子政务网络平台和省档案馆互联互通，实现档案信息资源共享。

        4、逐步添置档案数字化设备和软件。各级档案馆和单位档案部门应当购置扫描仪、音视频数字转换设备、档案管理软件等，适应档案数字化实际需要。

        5、提高档案工作的智能化管理水平。各级档案局（馆）应当加强对库房温湿度监测与控制系统，防火、防盗报警系统等信息化改造，提高档案保护、技术装备的自动化程度。

        （二）开展分布式档案基础数据库建设。

        1、加快档案目录数据库建设，提高档案目录数据的质量。到2007年底，全省各级各类档案馆都要建立馆藏全部档案的案卷级机读目录数据库和重要全宗的文件级机读目录数据库。

        省档案馆每年录入条目不少于25万条，市档案馆每年录入条目不少于10万条，县（区）档案馆每年录入条目不少5万条。

        各级国家档案馆在接收档案的同时接收符合要求的机读目录。

        根据《安徽省档案事业发展“十五”计划》安排，建成明清、民国、革命历史档案、徽州历史档案四个目录中心。

        从2004年7月起，各级档案馆和单位档案机构编制的文书档案文件级目录必须符合《安徽省文书档案文件级目录数据库结构和著录细则》规定的标准。

         2、开展档案全文数字化工作，建立档案全文数据库。全省各级档案馆和单位档案机构要有步骤地开展纸质档案全文数字化工作，建立符合质量标准的档案全文数据库。

        省档案馆要根据《全国档案事业发展“十五”计划》和《全国档案信息化建设实施纲要》的安排，对馆藏重要全宗纸质档案进行数字化，完成试点任务。

        有条件的市、县档案馆和单位档案机构要制定馆（室）藏档案数字化计划，安排适当投入，逐步开展重要档案的数字化工作。

        3、稳步推进档案多媒体数据库建设。对录音、录像、照片档案进行数字化，建立一定规模的多媒体档案数据库。

        至2006年底，省档案馆完成馆藏全部照片、录音、录像档案数字化，分别建立语音、视频和静态图像数据库，并开展多媒体档案数字化相关技术研究，建成为全省多媒体档案数字化示范基地。

        有条件的市档案馆、专门档案馆、部门档案馆也应当开展多媒体档案的数字化。

        （三）加强电子文件归档与管理

        1、加强电子文件归档管理的标准规范的贯彻实施工作。各级档案部门要组织宣传、贯彻《电子文件归档与管理规范》和《电子公文归档管理暂行办法》。各级机关、团体和企事业单位档案部门要按照规范化要求，开展电子文件收集、归档工作，加强分类指导，使电子文件和纸质文件一样得到科学保管和有效利用。

        2、开展党政机关电子文件归档管理的试点。按照文档一体化原则、纸质文件与电子文件并存的原则、确保网络安全的原则，以及机关档案信息化与电子政务和办公自动化同步发展的要求， 2004-2005年，在三个以上省直机关、五个以上市直机关进行电子文件归档及管理试点。

        3、继续进行《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》试点总结与推广工作。组织力量对标准进一步宣贯。同时对业已安排试点的企业和科技事业单位的试点情况进行总结，在全省范围内组织推广，全面提高企、事业单位档案信息化水平。

        4、在芜湖市新芜区开展县区级电子文件中心建设试点。利用电子政务和办公自动化平台，研究电子文件形成、归档、保管与利用的运行机制和模式，建立电子文件归档、保管和利用中心,实现政务信息共享、政务信息公开和网上有效利用。

        5、初步建成省级电子文件中心。省档案局（馆）利用省电子政务网络平台开展电子文件中心建设，2004至2005年，主要进行有关调研、设计概念模型、制订政策框架、设置与发布电子文件标准集、试点及总结。建立保证电子文件真实性，可靠性，准确性的有效工作机制，实现政务信息共享，为党委、政府和社会各界利用电子文件提供有效服务；对电子文件海量存贮与安全保管技术进行研究，使得在电子政务和办公自动化环境中产生的大量电子文件像纸质文件一样得到永久保存。至2007年底，初步建成省级电子文件中心。

         （四）加强档案管理应用系统建设

        1、继续推广先进、实用的档案管理软件。按照“相对统一、标准通用”的原则要求，在全省推广应用符合《文书档案文件级目录数据库结构与著录细则》、《档案管理软件功能要求暂行规定》要求的档案管理软件。

        2、建立文档一体化的信息管理体系。各级档案局（馆）、机关、企业事业单位档案机构要积极参与本地区、本系统、本单位的办公自动化应用系统建设，对文档一体化应用项目提出需求分析和设计要求，做好文档管理系统与办公自动化管理系统的衔接。实现档案计算机管理系统与办公自动化管理系统的融合。

        3、加强档案网站建设。各级档案局（馆）要积极参与当地电子政务和政府上网工程。省档案局（馆）继开通公众网站后，在2004年开通党政网站。17个市档案局（馆）均应建立档案公众网站，县（区）档案局（馆）建立公众网站超过30％，有条件的市、县应同时开通党政网站。

        已经建立网站的要不断加以完善和更新，有计划地上载开放档案目录，有条件的可上载已公开的文件、档案全文信息。

        各专业、部门、企事业档案馆和专业主管部门建立的档案网站，要与安徽档案信息网或当地档案局（馆）网站相链接。

        充分利用和发挥档案网站的作用，使档案网站成为宣传档案工作、公开政务信息、开展档案信息服务的窗口。安徽档案信息网，既是省政府门户网站的组成部分，又是安徽省档案领域的门户网站。要将安徽档案信息网建设成具有安徽特点，档案特色，较高水平的网站，为社会提供全方位，多层次，高效率的档案信息服务。

        4、建设档案馆数字化综合应用平台。省档案馆按照国家档案局安排的数字化试点要求，在已建局域网络的基础上，建立完整配套的软硬件系统，加快档案数字化进程，实现办公自动化，实现档案收集、保管、利用等业务管理数字化、网络化，建立示范性数字化综合应用平台。

        5、引导开展信用档案和社区档案信息化建设。指导和帮助相关部门和企业建立信用档案数据库，开展信用档案的查询和利用，为全省社会诚信体系的建立提供基础信用信息数据源。研究在社区信息化平台上的社区档案信息化管理模式。社区档案部门要按照社区信息化总体部署，应用档案信息化管理系统，提高社区档案信息化水平。

        四、全省档案信息化建设的保障措施

        1、加大档案信息化建设的宣传力度。通过多种渠道，提高社会档案意识和档案工作者的信息化意识，正视信息化给档案工作带来的挑战和压力，加深对“实施信息化带动策略”的理解。

        2、纳入发展规划，提供经费保障。各级档案部门应围绕“三网一库一站”和电子文件管理申报项目，积极争取，将档案信息化纳入本地区、本部门、本单位信息化建设总格局。档案信息化要纳入档案事业发展总体规划，争取财政投入和保持适当比例。

        3、建设档案信息化标准体系。制定贯彻国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》等有关规定、标准的实施细则。全面推行安徽省《文书档案文件级目录数据库结构与著录细则》。结合全省档案信息化发展需要，制定《安徽省档案数据交换格式》等档案信息化地方标准，建立档案信息化标准保障体系。

        4、建设档案信息安全保障体系。各级档案部门在加强档案信息化建设的同时，应把档案信息安全放在突出位置，确保管理系统和数据的安全、可靠，防止档案信息的失密、泄密和丢失。逐步完善档案信息安全管理体制，落实信息安全责任制度，制订完善的信息安全应急预案，加强对系统管理员、信息安全员的培养、使用和考核。加强对计算机、网络硬件设备和软件系统的管理，档案部门的内部局域网要与一切外网实行物理隔离。加强数据库管理，采取脱机备份等有效措施，确保数据安全。加强档案网上利用的身份认证和密钥管理，确保档案信息网络传输和利用的安全。所有上网信息的发布都必须按规定程序和要求进行审查。

        5、加强档案信息化人才队伍建设。要加大档案信息化宣传教育力度，普及档案信息化知识。全省档案人员都要接受计算机专业知识培训，各级档案局（馆）应将档案信息化课程列入领导班干部能力培训和档案人员岗位培训、继续教育培训必修的内容。要加快培养档案信息化建设所需各类专门人才，引进紧缺人才，实施“拴心留人”工程。各市档案馆都要配备计算机专业人员并接受继续教育。

        6、建设档案信息化社会服务体系。为合理配置有限资源，加快全省各级各类档案部门信息化建设步伐，各级档案局（馆）应当创新机制，把政府的推动作用和市场运作机制有机地结合起来，吸引和培育社会力量参与档案信息化建设，在档案管理软件的开发、档案数字化加工等方面发挥积极的作用。